Data Management  ❘     ❘   74   ❘   0

এক্সেলে স্বয়ংক্রিয় দৈনিক ব্যয় ব্যবস্থাপনা: সহজ ফর্ম, ডেটাবেস ও রিপোর্টিং টুলস

ধাপ ১: টাস্ক সেকশন তৈরি করা

এই সেকশনের মাধ্যমে আপনার প্রয়োজনীয় বিভিন্ন কার্যক্রম বেছে নেওয়া সহজ হবে। এর জন্য আমরা একটি Task Dashboard শীট তৈরি করব যেখানে আপনি ক্লিক করে নির্দিষ্ট কাজ করতে পারবেন।

১.১ নতুন শীট তৈরি করুন এবং নাম দিন Task Dashboard

• Excel এ একটি নতুন শীট যোগ করুন এবং এর নাম পরিবর্তন করে Task Dashboard দিন।

১.২ টাস্ক অপশন তালিকা তৈরি করুন

• Task Dashboard শীটে, একটি তালিকা তৈরি করুন যেখানে বিভিন্ন কাজের নাম থাকবে। উদাহরণস্বরূপ, A1 থেকে A5 সেলগুলোতে এই কাজের নামগুলো লিখুন:
  • নতুন এন্ট্রি
  • এন্ট্রি আপডেট
  • ব্যয় অনুসন্ধান (বিভাগ এবং তারিখ অনুযায়ী)
  • মাসিক রিপোর্ট (বিভাগ, তারিখ, পেমেন্ট স্ট্যাটাস অনুসারে)
• সেল A1-এ Task লিখুন এবং তার নিচের সেলগুলোতে উপরের কাজগুলোর নাম যোগ করুন।

ধাপ ২: টাস্ক অনুযায়ী ডেটা এন্ট্রি ফর্ম এবং অপশন তৈরি করা

প্রতিটি টাস্কের জন্য একটি পৃথক ফর্ম এবং অপশন তৈরি করব।

২.১: নতুন এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করা

নতুন এন্ট্রি ফর্মের মাধ্যমে আপনি সহজেই নতুন খরচের এন্ট্রি করতে পারবেন।

1. Data Entry Form শীট তৈরি করুন এবং এই শীটে কলাম শিরোনাম যোগ করুন:
   • তারিখ
   • বিভাগ
   • বিবরণ
   • পরিমাণ
   • পেমেন্ট পদ্ধতি
   • পেমেন্ট স্ট্যাটাস (Paid বা Unpaid)
2. Data Validation ব্যবহার করে ড্রপ-ডাউন তালিকা যোগ করুন:
   • বিভাগ কলামের জন্য ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করতে, বিভাগসমূহের শীট থেকে তালিকা লিংক করুন।
   • পেমেন্ট স্ট্যাটাস এর জন্য "Paid" এবং "Unpaid" অপশন যুক্ত করুন।
3. Submit বোতাম তৈরি করুন:
   • Developer ট্যাব থেকে Insert > Button (Form Control) নির্বাচন করে একটি Submit বোতাম যুক্ত করুন।
   • বোতামের সাথে একটি ম্যাক্রো লিংক করতে হবে যা এন্ট্রিগুলি ডেটাবেজ শীটে কপি করবে।

ম্যাক্রো কোড উদাহরণ (Visual Basic for Applications - VBA):

Sub NewEntry()
   Dim wsDatabase As Worksheet
   Dim wsForm As Worksheet
   
   Set wsDatabase = ThisWorkbook.Sheets("ডেটাবেজ")
   Set wsForm = ThisWorkbook.Sheets("Data Entry Form")

   Dim nextRow As Long
   nextRow = wsDatabase.Cells(wsDatabase.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row + 1
   
   wsDatabase.Cells(nextRow, 1).Value = wsForm.Range("A2").Value ' তারিখ
   wsDatabase.Cells(nextRow, 2).Value = wsForm.Range("B2").Value ' বিভাগ
   wsDatabase.Cells(nextRow, 3).Value = wsForm.Range("C2").Value ' বিবরণ
   wsDatabase.Cells(nextRow, 4).Value = wsForm.Range("D2").Value ' পরিমাণ
   wsDatabase.Cells(nextRow, 5).Value = wsForm.Range("E2").Value ' পেমেন্ট পদ্ধতি
   wsDatabase.Cells(nextRow, 6).Value = wsForm.Range("F2").Value ' পেমেন্ট স্ট্যাটাস
End Sub
 

২.২: এন্ট্রি আপডেট ফর্ম তৈরি করা

এই ফর্মের মাধ্যমে আপনি আগের কোনো এন্ট্রির তথ্য আপডেট করতে পারবেন।

1. Update Entry Form শীট তৈরি করুন এবং এন্ট্রি আইডি অনুসারে তথ্য আপডেট করার ব্যবস্থা রাখুন।
2. সার্চ বোতাম তৈরি করে ম্যাক্রো যুক্ত করুন যা আইডি অনুসারে তথ্য অনুসন্ধান করে ফর্মে নিয়ে আসবে এবং এডিটের সুযোগ দেবে।
3. Update বোতাম যুক্ত করুন যা এডিটেড তথ্যগুলো মূল ডেটাবেসে আপডেট করবে।

আপডেট ফর্মের ম্যাক্রো উদাহরণ:

Sub SearchEntry()
   ' এন্ট্রি সার্চ ও আপডেট কোড
End Sub

Sub UpdateEntry()
   ' আপডেট কোড
End Sub
 

২.৩: ব্যয় অনুসন্ধান ফর্ম তৈরি করা (বিভাগ ও তারিখ অনুসারে)

এই ফর্ম ব্যবহার করে নির্দিষ্ট বিভাগ এবং তারিখের মধ্যে ব্যয় অনুসন্ধান করতে পারবেন।

1. Search Form শীট তৈরি করুন যেখানে বিভাগ ও তারিখ ইনপুট নেয়া যাবে।
2. Search বোতাম তৈরি করে একটি ম্যাক্রো যোগ করুন যা নির্দিষ্ট বিভাগ এবং তারিখ অনুযায়ী ডেটাবেজ থেকে তথ্য বের করে দেখাবে।

সার্চ ম্যাক্রো উদাহরণ:

Sub SearchExpenditure()
   ' বিভাগ এবং তারিখ অনুযায়ী ব্যয় অনুসন্ধান কোড
End Sub
 

২.৪: মাসিক রিপোর্ট তৈরি ফর্ম (বিভাগ, তারিখ, পেমেন্ট স্ট্যাটাস অনুযায়ী)

মাসিক ভিত্তিতে বিভিন্ন বিভাগ, তারিখ এবং পেমেন্ট স্ট্যাটাস অনুযায়ী ব্যয়ের সারাংশ দেখতে পারবেন।

1. Monthly Report শীট তৈরি করুন।
2. Pivot Table ব্যবহার করে একটি সারাংশ রিপোর্ট তৈরি করুন যা ডেটা ফিল্টার করতে পারে বিভাগ, তারিখ এবং পেমেন্ট স্ট্যাটাস অনুযায়ী।
3. Refresh বোতাম যোগ করুন, যা Pivot Table রিফ্রেশ করে এবং আপডেটেড ডেটা দেখায়।

Pivot Table রিফ্রেশের জন্য ম্যাক্রো:

Sub RefreshReport()
   ThisWorkbook.Sheets("Monthly Report").PivotTables(1).PivotCache.Refresh
End Sub
 

ধাপ ৩: Task Dashboard থেকে প্রত্যেক টাস্কের সাথে লিঙ্ক করা

Task Dashboard-এ ক্লিক করে প্রতিটি টাস্ক অ্যাক্সেস করার জন্য Hyperlink বা বোতাম তৈরি করা।

1. Hyperlink যোগ করা:
   • Task Dashboard-এ প্রতিটি টাস্কের পাশে একটি Hyperlink যোগ করুন যা সংশ্লিষ্ট ফর্মে নিয়ে যাবে।
   • Insert ট্যাব থেকে Hyperlink নির্বাচন করুন এবং প্রাসঙ্গিক ফর্মের নাম নির্বাচন করুন।
2. বাটন যোগ করা:
   • প্রতিটি টাস্কের জন্য একটি বাটন তৈরি করে ফর্মে সহজে যাওয়ার জন্য ব্যবহার করতে পারেন।

ধাপ ৪: কাজের যাচাইকরণ ও সম্পূর্ণ ফর্মুলা এবং টুলস টেস্ট করা

• সমস্ত ফর্মুলা, টুলস এবং লিঙ্কগুলোর কাজ পরীক্ষা করুন এবং যাচাই করুন যে তারা সঠিকভাবে কাজ করছে।
• ম্যাক্রোগুলি চালিয়ে যাচাই করুন যে সবকিছু স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাজ করছে কিনা।

এভাবে, আপনি প্রতিটি কাজ সহজে পরিচালনা করতে পারবেন এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিপোর্ট তৈরি করতে পারবেন। যদি আরও কোনো সহায়তার প্রয়োজন হয়, জানাতে পারেন।

আরও বিস্তারিত শিখতে আমাদের পেইজে ও ওয়েবসাইটে নিয়মিত দেখুন। প্রয়োজনে আমাদেরকে   আপনার সমস্যা জানান।